Dokumentenmanagement: Ihre Daten sicher in digitaler Form

Anwender von Dokumenten-Management-Lösungen (DML) unterliegen gesetzlichen Anforderungen für die revisionssichere Speicherung von Dokumenten. So muss die Sicherheit der DML in Bezug auf Originaltreue, Integrität, Verfügbarkeit und Zugriffs-Sicherheit belegt sein.

Eine durchgeführte Studie von IDC zu „Print & Document Management in Deutschland" zeigt, dass Unternehmen mit der gesetzeskonformen Archivierung und dem Schutz der Dokumente zu kämpfen haben.

TÜViT unterstützt Anwender und Betreiber von DML, diese Sicherheitsanforderungen nachzuweisen.

Grundlage hierfür bilden hierbei die gemeinsam vom VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.) und TÜViT entwickelten Auditkriterien für digitale Dokumenten-Management-Prozesse und verbundene IT-Lösungen (PK-DML). Diese decken alle gesetzlichen und auch nichtgesetzlichen Anforderungen an eine Dokumenten-Management-Lösung ab. Vorschriften (GoBD), Richtlinien (TR-RESISCAN vom BSI) und Normen (z.B. die EN 9300 für 3D-Dokumente) ergänzen bei Bedarf die Prüfgrundlage.

Was spricht für ein zertifiziertes Dokumentenmanagement?

Aufgrund von rechtlichen Anforderungen wie auch der individuellen Realisierung der Dokumenten-Management-Lösungen entstehen bei den Betreibern häufig Zweifel bezüglich der Vernichtung der Papier-Dokumente sowie der Aufbewahrungsart der elektronischen Kopien. Denn die Prozessschritte für die Digitalisierung von Dokumenten von der Bearbeitung, über die Archivierung bis hin zur Reproduktion und die eingesetzten technischen Maßnahmen müssen so ausgelegt sein, dass die Dokumente während der Aufbewahrungsfrist unveränderbar und originalgetreu sind.

Auch bei der Übernahme originär elektronischer Dokumente verstecken sich einige Fallstricke, die es zu vermeiden gilt. Dies betrifft beispielsweise signierte sowie zu signierende Dokumente und die gegebenenfalls notwendige Konvertierung typischer Office-Formate in ein langzeitfähiges Format.

TÜViT führt eine auf den jeweiligen Kontext angepasste, technische und organisatorische Prüfung der vorhandenen DML durch. Somit können sich Kunden voll auf die elektronische Langzeitarchivierung verlassen und Papierdokumente nach dem Scannen vernichten.