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VOI ist der Fachverband

für Anbieter und Anwender im Bereich

Enterprise Information Management

EnergieSüdwest AG arbeitet mit scanview®

Der Einsatz des ECM-Systems scanview® von der Allgeier IT Solutions bedeutet für die EnergieSüdwest AG ein effizienteres Arbeiten mit den unterschiedlichsten Dokumenten. Den Mitarbeitern können alle abrechnungsrelevanten Dokumente bereitgestellt werden. Der schnelle und direkte Zugriff beschleunigt den Dokumentendurchlauf und trägt zur Verbesserung des Kundenservices bei.

 

 

EnergieSüdwest AG als scanview®-User im Voll-Client-Modus

Das Energieunternehmen arbeitet seit dem Jahr 2000 mit der Enterprise Content Management(ECM) – Lösung der Allgeier IT Solutions. scanview® wird in einer vollständig virtualisierten Infrastruktur eingesetzt. Die scanview®-Clients werden über eine CITRIX-Umgebung auf Thin-Client-Arbeitsplätzen der Anwender bereitgestellt. Vorteil für die EnergieSüdwest AG: alle Softwarekomponenten unterliegen einer zentralisierten Verwaltung und halten somit den Installations- und Administrationsaufwand niedrig. Momentan kann eine Personenzahl im hohen zweistelligen Bereich als Windows-Vollclients gleichzeitig aktiv im System arbeiten. Ein weiterer Einsatz mehrerer Web-Clients ist in Planung.

 

Vollautomatische Archivierung der Daten aus dem ERP-System

scanview® ist ein Enterprise Content Management (ECM) – System und fokussiert sich bei der EnergieSüdwest AG auf die revisionssichere Archivierung digitaler Dokumente. Angegliedert an eine Enterprise Ressource Planning (ERP) – Lösung bzw. an ein Abrechnungssystem, speichert scanview® eingehende und ausgehende Rechnungsdokumente, Vertragsdokumente und andere Kundenunterlagen. Das ERP-System liefert dabei die Dokumente ins Dateisystem. Von dort werden diese vom scanview® FxApi-Server zeitnah abgeholt und vollautomatisch archivert.

 

E-Mail-Archivierung ist gesetzliche Vorgabe

Als weitere Hauptaufgabe wird scanview® für die E-Mail-Archivierung eingesetzt. Der Gesetzgeber verlangt eine Archivierung des E-Mail-Verkehrs, wenn die E-Mails geschäftsrelevante Daten enthalten, die beispielsweise bei einer Steuerprüfung herangezogen werden. Energie-Südwest AG hat sich dazu entschlossen, alle E-Mails zu archivieren, da die Geschäftsrelevanz mancher E-Mails erst in Zukunft offensichtlich wird. Das Modul eArchiv von scanview® archiviert bei etwa 120 aktiven E-Mail-Postfächern der Energie Südwest und der Netz GmbH langfristig und unveränderbar alle eingehenden und ausgehenden E-Mails des Exchange-Server-Systems.

 

Workflow-System soll in Zukunft Durchlaufzeiten verkürzen

Für die Zukunft soll ein weiteres scanview®-Modul für mehr Effizienz im Umgang mit Dokumenten sorgen. Geplant ist die Einrichtung eines definierten Workflow-Systems, das die Archivierung der Eingangsrechnungen mit einem entsprechenden Freigabeprozess begleiten soll. EnergieSüdwest AG möchte damit die Durchlaufzeiten verringern, eine effektive Prozessoptimierung vorantreiben und Einsparungspotenziale, wie die Einhaltung möglicher Skonto-Bedingungen, nutzen.

 

EnergieSüdwest AG ist ein regionaler Energieversorger, der Menschen in und um Landau in der Pfalz mit Strom, Erdgas, Wasser und Wärme beliefert. Insgesamt blickt die EnergieSüdwest AG auf 150 Jahre Firmengeschichte zurück, die mit der Gasversorgung begann. Aktuell arbeiten 40 Personen bei der EnergieSüdwest AG. Die Tochtergesellschaft EnergieSüdwest Netz GmbH beschäftigt derzeit 55 Personen.

 

Weitere Informationen über scanview® sind auf www.allgeier-it.de hinterlegt.